Per què és millor ser més eficaç que productiu

Actualment sembla que tothom intenta aconseguir una productivitat òptima. Però aquesta podria ser la mesura equivocada a la qual s’ha d’apuntar.

Per què és millor ser més eficaç que productiu

No estic aquí per argumentar semànticament. Però hi ha una diferència entre ser productiu i ser eficient, i l’eficiència guanya cada vegada.



La productivitat mesura quant feu o produïu en un període de temps determinat. L’eficiència, en canvi, consisteix a ser productiu amb menys esforç. Per tant, si heu respost 50 bitllets d’atenció al client més aquesta setmana perquè els heu treballat el més ràpidament possible, sereu més productius. Però si heu contestat 50 bitllets més perquè heu utilitzat un aplicació d’expansió de text per respondre a les preguntes més freqüents, era més productiu i eficient.

Per tant, per ser més productiu d’una manera que no us cremarà a la llarga, heu d’esbrinar com ser més eficient.



El meu propi viatge cap a una major eficiència

Fa uns mesos, vaig escriure una publicació a Twitter queixant-me dels estudis que es publiquen cada cert temps dient coses com que els bloggers passen una mitjana de tres hores escrivint una publicació al bloc. Com algú que gairebé sempre passa dos dies laborables complets escrivint una peça, aquesta estadística em sembla ridícula.



Un parell de persones van respondre i van acceptar. Però una persona va respondre i va dir que mai trigaria més d’un dia a escriure una publicació de bloc de 3.000 paraules. Això em va fer pensar: és possible reduir el temps que em triga a fer el mateix?

jill scott erykah badu batalla

Per saber-ho, he desglossat totes les tasques que realitzava quan escrivia un article:

  • Venint amb idees
  • Investigar aquests temes
  • Realització d’investigacions de SEO
  • Redacció del missatge
  • Fer captures de pantalla i trobar imatges
  • S'està editant l'esborrany
  • Introducció de l'esborrany final en un CMS

Després de tenir una llista, el meu objectiu era esbrinar què podia retallar. La resposta: res. Vull dir, tècnicament, que podria saltar-me la investigació SEO o deixar l'edició als meus editors. Però eliminar aquestes tasques també disminuiria massivament la qualitat del treball que produïa.



Em vaig preguntar: si la qualitat és pitjor, sóc realment més productiu? No ho crec. Crec que sóc pitjor en la meva feina.

Si realment anés a trobar una manera d’escriure més ràpidament, hauria d’adoptar un enfocament diferent. Havia d’excavar profundament cadascuna d’aquestes tasques per trobar maneres de reduir els residus, per ser més eficient.

veient 444 significat

Per ser més eficient, feu les preguntes adequades

Al seu lloc L’automatització és una mentalitat, no només una eina , David Zisner argumenta que quan les empreses tenen més feina de la que són capaços de fer, solen fer-se la pregunta Qui farà aquesta feina? Però el que haurien de demanar és com es realitzarà aquesta feina?



Crec que això també s'aplica a les persones. Així que mentre realitzava aquestes tasques, vaig començar a preguntar-me:

  • Com s’ha de fer això?
  • És aquesta la millor manera de fer-ho?
  • Hi ha una manera més eficient de fer-ho?
  • Hauria de fer això?

Una de les meves tasques em va destacar en fer aquestes preguntes. En el procés d’afegir una publicació al CMS d’un client, vaig haver d’editar tots els enllaços de sortida per configurar-lo perquè s’obrís en una pestanya nova. De vegades, estava ajustant manualment 150 enllaços diferents a WordPress, que requereixen tres clics per enllaç. Un cop ho vaig identificar, vaig començar a cercar i substituir tot a Google Docs per afegir automàticament el codi HTML obert a la finestra nova a cada enllaç.

Sis clics enfront de 450. Trenta segons de treball en lloc de 30 minuts de treball.

Eficiència assolida.

Amb aquesta victòria a l'esquena, vaig començar a mirar altres petites activitats que podia agilitzar, altres coses que, quan em vaig preguntar sobre una manera millor de fer-ho, la meva resposta va ser: Hi ha d'haver-hi.

Potser podria utilitzar un complement com Image Attributes Pro per convertir automàticament els meus noms de fitxers en text alternatiu per a cada imatge. O potser hi ha un complement o una funció que centra automàticament totes les imatges a les publicacions del bloc. Per cert, no n’hi ha, almenys no, que pogués trobar.

Fins i tot si alguna cosa només us estalvia cinc minuts al dia, encara s’estalvien més de 100 minuts al mes i més de 1.000 minuts a l’any. Cinc minuts més al dia, per a mi, significa que puc escriure una publicació de bloc més cada any, i això és l’augment de l’eficiència d’una tasca d’estalvi de cinc minuts. Si puc trobar 12 tasques més que m’estalvien cinc minuts cadascuna, és una publicació més que puc escriure cada mes.

Per descomptat, també podeu obtenir grans victòries en eficiència. Hauríeu de fer aquesta tasca que us triga vuit hores a la setmana, o l’haureu d’automatitzar, delegar o simplement deixar de fer-la en favor d’una altra cosa que us porti a l’objectiu amb menys esforç?

Eficiència de traça ampla

L’eficiència, per descomptat, no només consisteix en realitzar tasques específiques. També heu de tenir en compte com la vostra manera de treballar general afecta la vostra eficiència.

I fins i tot podeu augmentar la vostra eficiència procrastinant a propòsit . De vegades, quan intento escriure, però cada paraula que poso sobre el paper se sent com un esforç monumental, me n’aniré del meu escriptori i faré una altra cosa durant un temps. Inevitablement, tan bon punt no intenti escriure, pensaré en desenes de coses sobre les que hauria d’escriure. Més sortida, menys esforç.

Quan es tracta, és millor fer menys i aconseguir més que fer més i aconseguir menys.

Millorar la vostra productivitat significa simplement trobar maneres de fer més. Millorar la vostra eficiència significa trobar maneres de fer més, reduint l’esforç necessari per completar les tasques. Tots dos augmenten la vostra producció, però, tot i que un sovint condueix a treballar més, l’altre se centra a treballar de manera més intel·ligent.

com tenir converses interessants

Tingueu en compte totes les tasques que feu durant el dia (per petites que siguin) i pregunteu-vos: com s’ha de fer això?


Això article va aparèixer originalment el Zapier i es reedita amb permís.