La manera intel·ligent de domar el correu electrònic el 2021: abraça una mica de caos

És hora de llençar els vostres hàbits de correu electrònic antics, especialment aquells que comporten molta feina per obtenir un benefici mínim.

La manera intel·ligent de domar el correu electrònic el 2021: abraça una mica de caos

Passo més temps pensant en el correu electrònic del que hauria de fer qualsevol ésser raonablement sa. Des de configuracions avançades de Gmail fins a tècniques complexes d’entrenament de pestanyes, he provat gairebé tot el que hi ha sota el sol (i després algunes coses) per mantenir la meva safata d’entrada controlada.



Ara, a mesura que s’acosta un altre nou any, estic adoptant una estratègia que sembla gairebé absurdament renyida amb el mar de carpetes, etiquetes i altres sistemes d’organització de correu electrònic que tenim al davant. M’he adonat que aquestes eines sovint fan més mal que bé. És per això que he decidit gestionar el meu correu electrònic ignorant-los sobretot i sense fer absolutament res.

Molt bé, de manera que res pot resultar una mica enganyós. Seguiré responent els correus electrònics, segons sigui necessari (i només amb un descontentament lleu), i arxivaré els missatges mentre els tracti. Però en termes de reals en curs organització , No dedicaré cap temps ni energia significatius a marcar els meus correus electrònics d’una manera particular ni a arxivar-los de manera específica.



Dit d’una altra manera, estic adoptant una safata d’entrada deliberadament desorganitzada en nom de l’eficiència del correu electrònic. I per contraintuitiu que pugui semblar a la superfície, hi ha un argument raonable que podria ser una estratègia raonable per a l’èxit, que vosaltres també seria prudent adoptar.



Deixa'm explicar.

com és Satanàs

La fal·làcia de l'organització del correu electrònic

Durant anys, la lògica habitual del correu electrònic és que, com més l’organitzeu, millor estareu. Google la frase com organitzar el correu electrònic , i trobareu pàgines a pàgines de resultats que us indiquen com podeu elaborar un marc complet d’organització del correu electrònic, cosa que implica un sistema de carpetes o etiquetes acuradament definit i un determinat temps reservat cada dia per marcar-lo minuciosament. organitzant i discutint amb els vostres missatges entrants.

Diferents clients de correu tenen mecanismes diferents per gestionar aquesta gesta, però la idea subjacent sol ser la mateixa: depèn de vosaltres organitzar els vostres correus electrònics a mesura que avanceu, no fos cas que us trobeu amb un desordenat i (bocabadat). desorganitzat safata d’entrada.



Tot i això, això és el que passa: quan cal tornar enrere i trobar un correu electrònic pel camí, és probable que en realitat no confiï en cap de les seves formes d’organització aplicades amb cura. Probablement no aneu a explorar carpetes o etiquetes i escanejar pàgines a pàgines de missatges per rastrejar la informació que necessiteu. I si ho feu, perdeu el temps, perquè el mètode de cerca de missatges a la safata d’entrada és més senzill, ràpid i eficaç.

El punt complet de Gmail, el motiu pel qual es va crear en primer lloc, era servir com a motor de cerca de Google per al vostre correu electrònic.

No sempre va ser així, és clar. Als primers dies del correu electrònic, cercar a la safata d’entrada era franc dolorós experiència. Sobretot si teníeu un gran pendent de missatges antics (que gairebé segur que es van emmagatzemar localment al vostre propi ordinador en aquell moment), escrivíeu alguna cosa al quadre de cerca del vostre client de correu i, a continuació, us preparareu a esperar una bona estona fins que el programa s’excavés. allò que necessitaves (si fins i tot ho va fer). Aleshores, enviar missatges amb un sistema organitzatiu acuradament pensat no només era un estalvi de temps; era una necessitat.

entrevista telefònica amb el responsable de contractació



Però des que Gmail va aparèixer i va fer de la cerca de correu electrònic una tasca gairebé instantània, aquest tipus de sistemes s’han quedat estancats sobretot com a relíquies i comoditats a nivell de criatura. Tot el punt de Gmail: el motiu pel qual va ser creat en primer lloc —Havia de servir com a Google motor de cerca del vostre correu electrònic i faciliteu la cerca de qualsevol cosa que necessiteu sense perdre el temps. I els rivals de Gmail han introduït la seva pròpia cerca de Google per mantenir-se competitius.

Gmail es va llançar deliberadament sense un sistema tradicional de fitxers de carpetes al seu lloc, de fet, perquè els seus arquitectes van veure que el mètode d’arxivament i cerca que va fomentar era una manera molt superior de gestionar els missatges i perquè esperaven que les carpetes fossin redundants i innecessàries aquest acord. Google finalment va fer que les etiquetes fossin més destacades i semblants a les carpetes en la seva presentació només perquè, com un document de Google Research del 2010 ho explica, els usuaris abandonaven Gmail ja que no tenien les carpetes conegudes.

Però la investigació científica real suggereix que l'estratègia original de Gmail per arxivar i cercar era sorprenentment sòlida. Un grup d’investigadors d’IBM he observat els hàbits de correu electrònic de 345 persones per a un estudi del 2011, que examinava com van trobar missatges més antics a les safates d’entrada i si alguna vegada havien invertit en un arxiu i organització meticulosos va donar els seus fruits. La seva conclusió: les persones que creen carpetes complexes confien en elles per recuperar-les, però aquestes conductes preparatòries són ineficients i no milloren l'èxit de recuperació.

Els investigadors van trobar que dependre de carpetes per a l’organització del correu electrònic perdia el temps a l’inici, donat l’esforç manual necessari per continuar arxivant tots els correus electrònics i, en última instància, és menys eficaç que la cerca quan es tracta de la recuperació posterior del correu electrònic.

Aquesta és una conclusió força reveladora que coincideix amb les meves pròpies experiències anecdòtiques. Però, en termes pràctics, no significa necessàriament que hagi d’abandonar tot mètodes d'organització de la safata d'entrada. Només vol dir que heu de tenir en compte la idea adequada tipus de sistemes que milloren la vostra organització sense perdre el temps.

temperatura a l'Antàrtida ara mateix

Una base per a l'organització de la safata d'entrada

Tenint en compte tot aquest coneixement molt friki, aquí teniu una bona regla general a tenir en compte: si un mètode d’organització de la safata d’entrada us facilita el processament o la cerca posterior dels vostres correus electrònics sense necessitat d’esforç continuat, val la pena fer-ho. Si us dóna més feina sense cap guany tangible, és millor deixar-ho anar.

He trobat que la clau és centrar-se en sistemes d’organització que són en gran part automatitzats: coses que configureu una vegada i que després podreu treballar per a tu en lloc d’exigir-vos que feu la feina vosaltres mateixos. Per exemple, tinc certs tipus de missatges especialment prioritaris i importants per tractar de manera oportuna. Utilitzo un filtre de Gmail per col·locar automàticament una etiqueta VIP especial i una estrella a qualsevol missatge d’aquest tipus quan arribin. Això fa que aquests correus electrònics destaquin visualment a la meva safata d'entrada perquè em cridin l'atenció i també em facin notificar-los tant al telèfon com a l'ordinador, de manera que la majoria dels correus electrònics habituals no ho fan, gràcies a una configuració astuta. .

Un altre exemple és la manera de gestionar les respostes al missatge de benvinguda que s’envia als nous subscriptors de el meu butlletí . Sempre llegeixo i respon a aquests correus electrònics, però intento gestionar-los de manera massiva, en algunes hores concretes del dia, per ser més eficient. Per tant, he utilitzat un altre missatge de pirateria deliberada de Gmail per trobar i identificar automàticament aquests missatges i moure'ls a la pestanya Social de la safata d'entrada, que he reutilitzat per allotjar aquests missatges específics i res més. Com a resultat, aquests correus electrònics sempre s’agrupen en un lloc simplificat on són fàcils de trobar, però no es combinen amb els elements més urgents de la pestanya Bústia d’entrada principal.

La clau d’aquests dos sistemes és que són mètodes d’organització que tenen un propòsit específic i que no em creen cap feina ocupada. El dia a dia, tot el que faig normalment és respondre al que es necessita, arxivar el que s'ha acabat i, de tant en tant, posposar alguna cosa si no tinc temps de tractar-ho immediatament o si no serà rellevant fins més tard .

I quan necessito trobar un missatge de correu electrònic que tinc arxivat, independentment de què es tracti o quan s’hagi enviat, simplement utilitzo el sistema de cerca de Gmail per localitzar-lo i activar-lo. (Els operadors de cerca en aquesta pàgina , especialment de: , a: , i assignatura: , val la pena interioritzar-los i posar-los en ús.)

Sens dubte, podeu deixar-vos marxar per esbrinar quina combinació d’eines i sistemes us funciona millor. Però si us passeu el temps arxivant i organitzant correus electrònics i després cercant-los en lloc de cercar-los, el començament del nou any és un bon moment per fer un pas enrere i revaloritzar la vostra estratègia.

De vegades, menys és més, i quan es tracta de correu electrònic, específicament, una safata d’entrada deliberadament desorganitzada pot ser el sistema organitzatiu més eficaç de tots.

Per obtenir més consells de productivitat de nivell següent, consulteu el meu Butlletí d'informació d'Android Intelligence .